Bộ Excel cho một kho, một người quản lý. Theo dõi số lượng nguyên, tối đa 100 mã hàng, 500 dòng nhập và 500 dòng xuất trong vùng đã chuẩn bị.
1. Mở Kho-Gon-Mau.xlsx trong Excel máy tính. Chọn Formulas → Calculation Options → Automatic nếu cần. 2. Trong Ton kho, mã SP001 có tồn 12: 10 đầu kỳ + 5 nhập − 3 xuất. 3. Vào Nhap, đổi số lượng dòng PN001-01 từ 5 thành 8. Tồn SP001 phải tăng lên 15. 4. Đổi lại thành 5. Trong Xuat, đổi số lượng dòng PX001-01 từ 3 thành 30. Tồn SP001 phải là −15 và báo Tồn âm. 5. Đổi lại thành 3. Đây là dữ liệu mẫu giả lập, không phải giao dịch khách thật.
Mở bản sử dụng (nhận qua Zalo sau khi xác nhận đơn), lưu thành một tên mới như Kho-cua-hang-2026.xlsx. Không nhập dữ liệu thật vào bản mẫu.
Ở Danh muc, đặt Ngày bắt đầu tại B4. Tồn đầu kỳ là số lượng kiểm kê có trước ngày bắt đầu. Điền các ô vàng từ dòng 9: mã hàng, tên hàng, đơn vị, tồn đầu kỳ và tồn tối thiểu. Vị trí và ghi chú có thể để trống. Điền số 0 khi chưa có tồn hoặc chưa đặt mức tối thiểu. Không để số lượng dạng chữ.
Mỗi mã chỉ được dùng một lần, với một đơn vị nhất quán. Đã ghi giao dịch thì không đổi mã hay đơn vị. Không nhập thùng và cái cho cùng một mã nếu chưa quy đổi.
Ở Nhap và Xuat, bốn trường bắt buộc là Ngày, Mã dòng, Mã hàng và Số lượng. Mã dòng duy nhất trong từng trang, ví dụ PN001-01 và PN001-02 cho hai mặt hàng của cùng phiếu. Số lượng phải là số nguyên lớn hơn 0. Chọn mã hàng từ danh sách hoặc nhập đúng mã trong danh mục. Ngày cần là ngày Excel nhận dạng, từ ngày bắt đầu trở đi. Không gõ ngày vào ô định dạng văn bản.
Hàng khách trả ghi vào Nhap, hàng trả nhà cung cấp ghi vào Xuat. Ghi rõ lý do ở Nội dung. Không ghi số lượng âm để đảo phiếu. Nếu sửa phiếu sai, sao lưu file trước và sửa dòng gốc.
Ton kho tính theo ngày chọn tại B4. Công thức: tồn đầu kỳ + nhập hợp lệ đến ngày chọn − xuất hợp lệ đến ngày chọn.
- Đủ hàng: tồn cuối cao hơn mức tối thiểu. - Cần nhập hàng: tồn cuối nhỏ hơn hoặc bằng mức tối thiểu, nhưng không âm. - Tồn âm: xuất vượt lượng đang được báo cáo. Đối chiếu chứng từ và kiểm kê. - Sửa danh mục: mã, tên, đơn vị hoặc số lượng trong danh mục chưa hợp lệ.
Bộ đếm Lỗi danh mục và Lỗi phiếu cần bằng 0 trước khi chốt số tồn. Dòng lỗi bị loại khỏi tổng, do đó báo cáo có thể chưa đủ giao dịch dù các số còn lại trông hợp lý. Lọc cột Kiểm tra trên các trang dữ liệu để tìm lỗi. Khi trùng mã dòng, cả hai dòng trùng đều không được tính cho đến khi sửa.
Chọn ngày báo cáo bằng hoặc sau ngày bắt đầu. Các giao dịch sau ngày báo cáo vẫn được lưu nhưng chưa cộng vào tồn. Tồn âm chỉ được kiểm tra tại ngày báo cáo, chưa kiểm tra mọi thời điểm giao dịch trong quá khứ.
Chỉ nhập ô vàng. Không sửa cột H tại Danh muc, Nhap, Xuat và không sửa bảng tính tại Ton kho. Có thể lọc bảng để xem dữ liệu. Không cắt dán toàn bộ hàng làm lệch công thức. Khi thêm dữ liệu, điền dòng trống kế tiếp trong vùng có sẵn.
Giới hạn cuối là dòng 108 cho danh mục và dòng 508 cho nhập/xuất. Không nhập vượt vùng vì công thức chưa bao gồm dữ liệu ngoài vùng. Cần mở rộng và kiểm tra lại công thức nếu muốn vượt giới hạn.
Lưu file sau mỗi lần nhập. Sao lưu một bản theo ngày trước khi sửa, xóa hoặc nhập hàng loạt. File này chưa khóa các ô công thức nên cần tuân thủ vùng nhập.
File không có macro hoặc kết nối AI. Không gửi dữ liệu kho lên cloud. Chưa tính tiền bán, giá vốn, thuế, công nợ, nhiều kho, số lô hay hạn sử dụng. Chưa xác minh đầy đủ trên Google Sheets, LibreOffice hoặc điện thoại. Công thức và tình huống biên được kiểm tra bằng công cụ tạo file; cần thử mở và đổi số trong Excel thực tế của anh trước khi dùng chính thức.
Trang giới thiệu đúng tính năng của file, có tải bản mẫu và trình thử cách tính tồn. Giá 99.000đ là giá dự kiến để thử thị trường, chưa phải bằng chứng có khách mua. Trang hiện riêng tư, chưa nhận đơn, chưa thu tiền và chưa gửi tin nhắn cho khách.
Trước khi bán thật cần bổ sung kênh liên hệ của anh, cách thanh toán, cách giao file, điều kiện hỗ trợ/hoàn tiền và quyết định có công khai trang hay không. Sau đó thử một đơn từ đặt hàng đến giao file. Không gửi file có dữ liệu khách hàng lên trang bán hàng.